Manager une équipe et intégrer l’IA dans ses processus de travail Mixte : présentiel / à distance

Jour 1 – Comprendre son rôle de manager et diagnostiquer son équipe
Matin – Posture managériale et analyse fonctionnelle – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Comprendre les rôles et responsabilités du manager.
• Distinguer management, coordination et contrôle.
• Comprendre les principes de l'analyse fonctionnelle.
• Distinguer :
  • fonctions ;
  • activités ;
  • tâches ;
  • responsabilités.
• Identifier les interactions et dépendances au sein d'une équipe.

Mise en pratique

Chaque participant commence l'analyse fonctionnelle de sa propre équipe :

missions → fonctions → activités → tâches → responsables.

Il identifie les principales zones de responsabilité, les interactions entre collaborateurs et les éventuels dysfonctionnements.

Livrable : première analyse fonctionnelle de l'équipe.

Après-midi – Diagnostiquer le fonctionnement de son équipe – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Comprendre la notion de processus.
• Identifier les processus structurants d'une équipe.
• Repérer les dysfonctionnements organisationnels.
• Identifier les tâches chronophages ou à faible valeur ajoutée.
• Découvrir comment l'IA peut assister l'analyse d'une organisation.

Mise en pratique

À partir de l'analyse fonctionnelle du matin :

• identifier les principaux processus ;
• analyser les interactions entre collaborateurs ;
• identifier les difficultés rencontrées ;
• repérer les doublons et ruptures dans la circulation de l'information ;
• identifier les premières opportunités d'amélioration ;
• utiliser l'IA pour compléter et questionner le diagnostic.

Livrable : diagnostic organisationnel et cartographie simplifiée des processus de l'équipe.

Jour 2 – Motiver, fixer des objectifs et donner du feedbackMatin – Motivation et objectifs – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Comprendre les principaux leviers de motivation.
• Identifier les facteurs de démotivation.
• Adapter son management aux besoins d'un collaborateur.
• Donner du sens au travail.
• Définir des objectifs individuels et collectifs.
• Utiliser la méthode SMART.

Mise en pratique

• Analyser les leviers de motivation de son équipe.
• Transformer plusieurs objectifs réels en objectifs SMART.
• Définir les résultats attendus et modalités de suivi.

Livrable : objectifs SMART et plan d'actions associé.

Après-midi – Feedback positif et feedback correctif – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Comprendre le rôle du feedback.
• Distinguer feedback positif, feedback correctif et recadrage.
• Construire un feedback à partir de faits observables.
• Exprimer clairement le comportement attendu.
• Valoriser une réussite sans tomber dans le compliment générique.

Mise en pratique

• Construire un feedback positif.
• Construire un feedback correctif.
• Jeux de rôle manager/collaborateur.
• Utiliser l'IA pour préparer un entretien et tester différentes formulations.

Livrable : trames de feedback positif et correctif.

Jour 3 – Déléguer et développer l'autonomieMatin – Délégation et responsabilisation – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Comprendre les principes d'une délégation efficace.
• Identifier ce qui peut être délégué.
• Définir précisément le résultat attendu.
• Donner des consignes adaptées.
• Définir les moyens et marges de manœuvre.
• Fixer les points de contrôle.

Mise en pratique

Chaque participant sélectionne plusieurs activités réelles et prépare leur délégation :

objectif → responsable → moyens → autonomie → échéance → contrôle.

Livrable : fiches de délégation.

Après-midi – Adapter son management au niveau d'autonomie – 3 h 30

Apports pédagogiques

• Identifier les différents niveaux d'autonomie.
• Adapter son niveau de supervision.
• Éviter le micro-management.
• Responsabiliser progressivement un collaborateur.
• Accompagner la montée en compétences.

Mise en pratique

• Positionner les membres de son équipe selon leur autonomie.
• Déterminer le niveau de supervision approprié.
• Définir les points de contrôle.
• Créer les premières to-do lists lorsque la délégation nécessite une formalisation des étapes.

Livrable : matrice autonomie / supervision et to-do lists associées aux délégations sélectionnées.

Jour 4 – Communiquer, recadrer et gérer les conflitsMatin – Communication et recadrage – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Pratiquer l'écoute active.
• Questionner et reformuler.
• Communiquer de manière assertive.
• Distinguer feedback correctif et recadrage.
• Structurer un entretien de recadrage.
• Exprimer une limite et rappeler les attentes.

Mise en pratique

• Préparer un entretien de recadrage.
• Jeux de rôle.
• Analyse collective des réactions du manager et du collaborateur.
• Utilisation de l'IA pour préparer différents scénarios de réponse.

Livrable : trame d'entretien de recadrage.

Après-midi – Gestion des conflits – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Identifier les principales causes d'un conflit.
• Distinguer désaccord, tension et conflit.
• Repérer les signaux faibles.
• Analyser les faits, positions et intérêts des parties.
• Construire une démarche de résolution.
• Savoir quand intervenir ou solliciter un tiers.

Mise en pratique

• Analyse d'une situation conflictuelle.
• Préparation de l'intervention du manager.
• Mise en situation.
• Débriefing et identification des axes d'amélioration.

Livrable : grille d'analyse et plan de résolution d'un conflit.

Jour 5 – Piloter et animer son équipeMatin – Piloter l'activité – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Transformer les objectifs en actions.
• Définir les responsabilités.
• Construire des indicateurs simples.
• Organiser le suivi de l'activité.
• Analyser les écarts entre objectifs et résultats.
• Mettre en place des rituels managériaux.

Mise en pratique

• Construire le tableau de pilotage de son équipe.
• Définir les indicateurs.
• Définir les rythmes de contrôle.
• Organiser les principaux rituels de suivi.

Livrable : tableau de pilotage et calendrier des rituels managériaux.

Après-midi – Réunions et intelligence collective – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Définir l'objectif d'une réunion.
• Structurer un ordre du jour.
• Favoriser la participation.
• Organiser la prise de décision.
• Formaliser et suivre les décisions.

Mise en pratique

• Construire un modèle de réunion.
• Animer une séquence collective.
• Transformer les décisions en actions :
  action → responsable → échéance → contrôle.
• Utiliser l'IA pour préparer un ordre du jour, synthétiser des informations ou structurer un compte rendu.

Livrable : trame de réunion et processus de suivi des décisions.

Jour 6 – Construire et améliorer les processus de travailMatin – Processus, procédures et PDCA – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Distinguer processus, procédure, tâche et to-do list.
• Décrire simplement un processus.
• Identifier :
  • déclencheur ;
  • étapes ;
  • responsable ;
  • résultat attendu ;
  • points de contrôle.
• Comprendre la logique d'amélioration continue du PDCA :
  • Plan : analyser et concevoir ;
  • Do : tester ;
  • Check : mesurer ;
  • Act : corriger et standardiser.

Mise en pratique

Chaque participant sélectionne un processus prioritaire issu du diagnostic J1 et réalise :

• description du processus actuel ;
• identification du problème ;
• analyse des causes ;
• définition de l'objectif ;
• construction d'une première version du processus cible.

Livrable : fiche PDCA et processus cible.

Après-midi – Transformer le processus en outils opérationnels – 3 h 30Apports pédagogiques

• Passer du processus à la procédure.
• Passer de la procédure à la to-do list du collaborateur.
• Identifier les tâches pouvant être :
  • supprimées ;
  • simplifiées ;
  • déléguées ;
  • assistées par l'IA.
• Identifier les points nécessitant obligatoirement un contrôle humain.

Mise en pratique

Sur le processus travaillé le matin :

• formaliser la procédure ;
• construire la to-do list du ou des collaborateurs ;
• intégrer les usages pertinents de l'IA ;
• créer les prompts nécessaires ;
• définir les points de contrôle ;
• définir les indicateurs de résultat.

Livrable : 1 processus complet comprenant processus + procédure + to-do list + usages IA + contrôles + indicateurs.

Jour 7 – Déployer et améliorer les processus au sein de l'équipeMatin – Conduite du changement et intégration de l'IA – 3 h 30
Apports pédagogiques

• Comprendre les principales réactions au changement.
• Identifier et traiter les résistances.
• Impliquer les collaborateurs dans la construction des nouveaux processus.
• Expliquer le sens et les bénéfices d'une nouvelle organisation.
• Définir les règles d'utilisation de l'IA.
• Protéger les informations confidentielles.
• Contrôler les productions générées par l'IA.
• Maintenir la responsabilité humaine.

Mise en pratique

• Préparer la présentation d'un nouveau processus à son équipe.
• Identifier les collaborateurs concernés.
• Identifier les résistances possibles.
• Définir les modalités d'accompagnement.
• Formaliser les règles essentielles d'utilisation de l'IA.

Livrable : plan d'accompagnement du changement et règles d'utilisation de l'IA.

Après-midi – Plan d'action et amélioration continue – 3 h 30Mise en pratique finale

Chaque participant reprend les travaux réalisés pendant les 7 jours afin de construire son plan de déploiement.

• Prioriser les processus à améliorer.
• Sélectionner les prochains processus à formaliser.
• Définir les responsables.
• Planifier les actions.
• Définir les indicateurs.
• Programmer les étapes Do / Check / Act du processus construit en J6.
• Définir les points de contrôle à 30, 60 et 90 jours.
• Présenter son plan d'action.

Livrable final : plan de management et d'amélioration des processus de l'équipe à 90 jours.

• Diagnostiquer et analyser le fonctionnement de son équipe.
• Fixer des objectifs clairs et motivants.
• Développer l'autonomie et responsabiliser les collaborateurs.
• Communiquer efficacement, donner du feedback et recadrer.
• Prévenir et gérer les conflits.
• Piloter l'activité et suivre les résultats.
• Structurer et améliorer les processus de travail.
• Intégrer l'IA dans les pratiques managériales de manière responsable.
• Accompagner le changement et mettre en place une démarche d'amélioration continue.
• Construire un plan d'action managérial à 90 jours.

• Directeurs et directrices de missions locales
• Responsables de développement
• Chargés de projet
• Responsables partenariats
• Responsables appels à projets
• Cadres et coordinateurs impliqués dans le pilotage de la structure
• CIP (Conseiller en Insertion Professionnelle)

Aucun pré-requis spécifique n'est exigé pour participer à cette formation, bien qu'une familiarité avec les concepts de base de l'IA et des outils numériques soit un atout. Les participants doivent être ouverts à l'apprentissage de nouvelles méthodes et techniques.

Il est conseillé d'avoir une expérience professionnelle dans une mission locale ou une bonne connaissance des processus métier associés pour tirer pleinement parti des enseignements dispensés. Une motivation à explorer des solutions innovantes pour alléger les pratiques quotidiennes sera également bénéfique.

Les ressources pédagogiques mises à disposition des stagiaires incluent des supports de cours détaillés, des guides pratiques, ainsi que des accès à des plateformes d'IA et d'analyse de données. Chaque participant recevra un kit de formation comprenant des outils numériques pour faciliter l'apprentissage.

De plus, des enregistrements des sessions de formation seront disponibles en ligne pour permettre aux stagiaires de revisiter les contenus abordés à leur convenance. Les supports visuels, tels que des infographies et des schémas, seront également utilisés pour une meilleure compréhension des concepts.

Les modalités d'évaluation des connaissances acquises durant la formation seront basées sur des exercices pratiques et des mises en situation. Les participants seront évalués sur leur capacité à appliquer les outils et méthodes apprises pour alléger les processus de leur structure.

Un retour d'expérience sera également demandé à la fin de la formation afin de mesurer l'impact des enseignements reçus et d'ajuster le programme pour les futures sessions.

Pour s'inscrire à la formation, les candidats sont invités à soumettre un formulaire d'inscription en ligne. Il est essentiel de fournir des informations sur leur parcours professionnel et leurs motivations à suivre cette formation.

Une confirmation d'inscription sera envoyée par e-mail, accompagnée des détails logistiques concernant le lieu et les horaires de la formation.

La formation est conçue pour être accessible à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Des aménagements spécifiques peuvent être mis en place sur demande pour garantir une participation complète.

Les intervenants seront sensibilisés aux enjeux d'accessibilité afin d'assurer un environnement d'apprentissage inclusif. Des supports adaptés et des modalités d'évaluation personnalisées pourront être proposés en fonction des besoins des participants.