Formation : L'IA au service des missions locales, alléger les processus métier grâce à l'intelligence artificielle E-learning (asynchrone)

Jour 1 – Diagnostic et cartographie des processus avec l'IA

Matin (Pédagogique)

Comprendre les enjeux de l'allègement des processus dans une mission locale et identifier les leviers d'efficience.

• Comprendre les enjeux de la simplification des processus dans le fonctionnement d'une mission locale
• Identifier les grandes familles de processus : accueil et suivi des bénéficiaires, gestion administrative, pilotage, partenariats, communication
• Comprendre les apports de l'intelligence artificielle dans l'analyse des processus :

• aide à l'identification des tâches chronophages et répétitives
• analyse des irritants et des goulots d'étranglement
• génération d'hypothèses d'automatisation
• gain de temps dans le traitement de l'information

• S'approprier les principaux outils de cartographie et d'analyse :

• cartographie de processus (logigrammes simplifiés)
• matrice valeur/effort de priorisation
• diagnostic SWOT appliqué aux processus internes

Après-midi (Pratique)

Mettre en œuvre les outils d'analyse sur ses propres processus.

• Réaliser une cartographie guidée de ses processus avec l'appui de l'IA :

• identification des étapes, acteurs et outils mobilisés
• repérage des tâches automatisables

• Analyser ses irritants quotidiens et leurs causes avec l'IA
• Utiliser des outils d'intelligence artificielle pour :

• compléter et affiner le diagnostic
• identifier des pistes d'allègement adaptées à sa structure
• benchmarker des pratiques d'autres missions locales

• Appliquer une matrice valeur/effort pour hiérarchiser les chantiers prioritaires

Jour 2 – Comprendre l'IA et ses usages professionnels

Matin (Pédagogique)

Poser les bases du fonctionnement de l'IA générative et de ses conditions d'usage responsable.

• Comprendre les principes de fonctionnement de l'intelligence artificielle générative et ses limites
• Identifier les grandes familles d'outils mobilisables :

• assistants conversationnels
• outils de transcription et de synthèse
• outils d'automatisation de tâches (formulaires, workflows)

• Comprendre les enjeux de confidentialité, de RGPD et d'éthique liés aux données des bénéficiaires
• Analyser le rôle de l'IA dans l'allègement de la charge administrative quotidienne

Après-midi (Pratique)

Prendre en main les outils et poser un cadre d'usage sécurisé.

• Tester les principaux outils d'IA générative sur des cas concrets de mission locale
• Identifier les écarts entre pratiques actuelles et usages possibles de l'IA
• Utiliser des outils d'IA pour :

• rédiger des prompts adaptés au contexte des missions locales
• générer une première charte d'usage responsable de l'IA
• structurer une première réflexion sur les processus à outiller

Jour 3 – IA & suivi et accompagnement des bénéficiaires

Matin (Pédagogique)

Comprendre comment l'IA peut fluidifier le suivi individualisé sans dénaturer la relation d'accompagnement.

• Comprendre les enjeux du suivi individualisé des jeunes et bénéficiaires
• Identifier les tâches liées au suivi pouvant être allégées par l'IA :

• comptes rendus d'entretien
• synthèses de parcours
• préparation de rendez-vous
• relances et messages de suivi

• Traduire les besoins d'accompagnement en critères de choix d'outils IA adaptés

Après-midi (Pratique)

Reformuler et outiller ses pratiques de suivi avec l'appui de l'IA.

• Générer des comptes rendus d'entretien structurés avec l'appui de l'IA
• Élaborer des synthèses de parcours à partir de notes brutes
• Concevoir des supports de suivi adaptés :

• trames de compte rendu
• messages de relance personnalisés

Jour 4 – IA & gestion administrative

Matin (Pédagogique)

Comprendre les possibilités d'allègement de la charge administrative grâce à l'IA.

• Comprendre les différentes tâches administratives concernées :

• rédaction de courriers et conventions
• instruction de dossiers
• classement et archivage

• Identifier les critères de fiabilité et de vérification des contenus générés par l'IA
• Utiliser l'IA pour analyser et sécuriser des documents administratifs types

Après-midi (Pratique)

Construire des supports administratifs types et des messages fiabilisés.

• Construire une bibliothèque de modèles de courriers et conventions assistée par l'IA
• Rédiger des documents administratifs adaptés au contexte de la structure
• Élaborer des procédures de vérification et de relecture des contenus générés

Jour 5 – IA & communication interne et externe

Matin (Pédagogique)

Comprendre le fonctionnement des besoins de communication d'une mission locale et les leviers d'allègement par l'IA.

• Comprendre les enjeux de la communication interne (équipe, réseau) et externe (partenaires, public)
• Identifier les supports de communication les plus chronophages à produire
• Structurer une organisation de production de contenus assistée par l'IA

Après-midi (Pratique)

Concevoir des supports de communication avec l'IA.

• Concevoir des supports de communication avec l'IA :

• messages à destination des partenaires
• supports de communication interne (comptes rendus de réunion, notes de service)
• contenus adaptés aux réseaux sociaux et au site internet

Jour 6 – IA & pilotage, reporting et appels à projets

Matin (Pédagogique)

Comprendre le rôle de l'IA dans le pilotage de l'activité et la réponse aux appels à projets.

• Comprendre les enjeux du pilotage d'activité et du reporting dans une mission locale
• Identifier les leviers d'allègement par l'IA :

• consolidation d'indicateurs
• rédaction de bilans d'activité
• veille sur les appels à projets et financements

• Analyser le rôle de l'IA dans la structuration des réponses aux appels à projets

Après-midi (Pratique)

Structurer un reporting et une réponse à appel à projets assistés par l'IA.

• Générer une trame de bilan d'activité assistée par l'IA
• Structurer une veille sur les appels à projets pertinents pour sa structure
• Élaborer une première trame de réponse à appel à projets avec l'appui de l'IA

Jour 7 – Plan d'action et sécurisation des usages de l'IA

Matin (Pédagogique)

Consolider les chantiers d'allègement identifiés et sécuriser leur mise en œuvre.

• Comprendre les conditions de réussite d'un déploiement de l'IA dans une structure :

• conduite du changement
• montée en compétences des équipes
• gouvernance des usages

• Identifier les risques liés à l'IA (fiabilité, biais, confidentialité) et les moyens de les maîtriser
• Structurer une feuille de route de déploiement priorisée

Après-midi (Pratique)

Élaborer le plan d'action opérationnel de sa structure.

• Élaborer un plan d'action opérationnel :

• processus ciblés en priorité
• outils mobilisés
• calendrier de mise en œuvre
• modalités de suivi et d'évaluation

• Finaliser une charte d'usage responsable de l'IA pour sa structure
• Restituer son plan d'action au groupe et échanger sur les retours d'expérience

• Comprendre le fonctionnement et les usages de l'intelligence artificielle dans un contexte de mission locale
• Cartographier les processus métier internes et identifier les tâches à faible valeur ajoutée automatisables
• Utiliser des outils d'IA générative pour produire, synthétiser et fiabiliser des contenus (comptes rendus, courriers, supports)
• Mobiliser l'IA pour fluidifier le suivi et l'accompagnement des jeunes et bénéficiaires
• Exploiter l'IA pour simplifier la gestion administrative, le pilotage et le reporting
• Intégrer l'IA dans une démarche de veille et de réponse aux appels à projets
• Sécuriser leurs usages de l'IA (qualité des contenus, éthique, confidentialité, RGPD)

• Directeurs et directrices de missions locales
• Responsables de développement
• Chargés de projet
• Responsables partenariats
• Responsables appels à projets
• Cadres et coordinateurs impliqués dans le pilotage de la structure
• CIP (Conseiller en Insertion Professionnelle)

Aucun pré-requis spécifique n'est exigé pour participer à cette formation, bien qu'une familiarité avec les concepts de base de l'IA et des outils numériques soit un atout. Les participants doivent être ouverts à l'apprentissage de nouvelles méthodes et techniques.

Il est conseillé d'avoir une expérience professionnelle dans une mission locale ou une bonne connaissance des processus métier associés pour tirer pleinement parti des enseignements dispensés. Une motivation à explorer des solutions innovantes pour alléger les pratiques quotidiennes sera également bénéfique.

Les ressources pédagogiques mises à disposition des stagiaires incluent des supports de cours détaillés, des guides pratiques, ainsi que des accès à des plateformes d'IA et d'analyse de données. Chaque participant recevra un kit de formation comprenant des outils numériques pour faciliter l'apprentissage.

De plus, des enregistrements des sessions de formation seront disponibles en ligne pour permettre aux stagiaires de revisiter les contenus abordés à leur convenance. Les supports visuels, tels que des infographies et des schémas, seront également utilisés pour une meilleure compréhension des concepts.

Les modalités d'évaluation des connaissances acquises durant la formation seront basées sur des exercices pratiques et des mises en situation. Les participants seront évalués sur leur capacité à appliquer les outils et méthodes apprises pour alléger les processus de leur structure.

Un retour d'expérience sera également demandé à la fin de la formation afin de mesurer l'impact des enseignements reçus et d'ajuster le programme pour les futures sessions.

Pour s'inscrire à la formation, les candidats sont invités à soumettre un formulaire d'inscription en ligne. Il est essentiel de fournir des informations sur leur parcours professionnel et leurs motivations à suivre cette formation.

Une confirmation d'inscription sera envoyée par e-mail, accompagnée des détails logistiques concernant le lieu et les horaires de la formation.

La formation est conçue pour être accessible à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Des aménagements spécifiques peuvent être mis en place sur demande pour garantir une participation complète.

Les intervenants seront sensibilisés aux enjeux d'accessibilité afin d'assurer un environnement d'apprentissage inclusif. Des supports adaptés et des modalités d'évaluation personnalisées pourront être proposés en fonction des besoins des participants.