Optimiser ses processus grâce à l'intelligence artificielle Présentiel

Formation : L'IA au service des associations culturelles et sportives, optimiser ses processus grâce à l'intelligence artificielle.

Durée : 21 heures.

Mode d'organisation : mixte.

Cette formation propose une montée en compétences progressive pour comprendre, expérimenter et structurer l'usage de l'intelligence artificielle au sein d'une association culturelle ou sportive. Elle articule apports méthodologiques, analyse des processus et ateliers pratiques à partir de situations concrètes issues de la vie associative.

Le programme s'organise sur trois journées complémentaires, chacune combinant une séquence pédagogique le matin et une séquence pratique l'après-midi.

Jour 1 – Diagnostic des processus et prise en main de l'IA

Le matin est consacré à la compréhension des enjeux d'optimisation des processus dans le fonctionnement d'une association culturelle ou sportive et à la pose des bases de l'IA générative.

• Comprendre les enjeux de l'optimisation des processus dans une association culturelle ou sportive.
• Identifier les grandes familles de processus concernés : communication et programmation, adhésions, inscriptions et billetterie, organisation événementielle et gestion des bénévoles, administratif, financier et partenariats.
• Comprendre les principes de fonctionnement de l'intelligence artificielle générative : assistants conversationnels, outils de génération de contenus visuels et textuels, outils d'automatisation de tâches.
• Comprendre les enjeux de confidentialité, de droits d'image et d'usage responsable de l'IA.

L'après-midi est dédié à la cartographie des processus propres à la structure et à la prise en main des premiers outils d'IA.

• Réaliser une cartographie guidée des processus avec l'appui de l'IA : identification des étapes, des acteurs et des outils mobilisés.
• Repérer les tâches chronophages et automatisables.
• Tester les principaux outils d'IA générative sur des cas concrets de la structure.
• Appliquer une matrice valeur/effort pour prioriser les chantiers d'optimisation.

Jour 2 – IA, communication, programmation et adhésions

Le matin permet de comprendre comment l'IA peut fluidifier la production de contenus et la gestion de la relation avec le public.

• Identifier les tâches de communication pouvant être allégées par l'IA : visuels et affiches d'événements, publications sur les réseaux sociaux, newsletters, programmes et supports de présentation.
• Comprendre les leviers d'optimisation de la gestion des adhérents et du public : messages de bienvenue et de relance, réponses aux demandes fréquentes, suivi des adhésions et de la billetterie.

L'après-midi est consacré à la production de supports et d'outils de gestion assistés par l'IA.

• Générer des visuels et des textes de communication pour un événement avec l'appui de l'IA.
• Concevoir une trame de newsletter et de publications pour les réseaux sociaux.
• Construire des outils de gestion de la relation adhérents : messages de relance personnalisés et réponses types aux demandes fréquentes.

Jour 3 – IA, organisation événementielle, bénévolat et plan d'action

Le matin est centré sur le rôle de l'IA dans la coordination des équipes, des bénévoles et des événements.

• Identifier les leviers d'allègement de l'organisation événementielle : planification et rétroplanning, coordination des bénévoles et des intervenants, gestion des partenariats et prestataires.
• Comprendre les conditions de réussite d'un déploiement de l'IA dans une association : conduite du changement, montée en compétences, gouvernance des usages.
• Identifier les risques liés à l'IA : fiabilité, biais, confidentialité, droits d'image, et les moyens de les maîtriser.

L'après-midi est consacré à l'élaboration du plan d'action opérationnel de la structure.

• Générer un rétroplanning et une répartition des rôles bénévoles assistés par l'IA.
• Élaborer un plan d'action opérationnel comprenant les processus ciblés en priorité, les outils mobilisés, le calendrier de mise en œuvre, ainsi que les modalités de suivi et d'évaluation.
• Finaliser une charte d'usage responsable de l'IA pour la structure.
• Restituer son plan d'action au groupe et échanger sur les retours d'expérience.

Au fil des trois jours, la formation combine compréhension des concepts, mise en pratique immédiate et construction d'outils directement réutilisables dans le contexte associatif. Elle vise à permettre aux participants de repartir avec une vision structurée des opportunités de l'IA, des cas d'usage prioritaires et d'un plan d'actions concret pour leur organisation.

Comprendre le fonctionnement et les usages de l'intelligence artificielle dans le contexte d'une association culturelle ou sportive.

Cartographier les processus internes et identifier les tâches à faible valeur ajoutée pouvant être automatisées ou simplifiées.

Utiliser des outils d'IA générative pour produire des contenus de communication et de programmation, tout en sécurisant les pratiques professionnelles.

Mobiliser l'IA pour améliorer la gestion des adhésions, des inscriptions, de la billetterie, de l'organisation événementielle et de la coordination bénévole.

Adopter un usage responsable de l'IA en intégrant les enjeux de qualité des contenus, de droits d'image, de confidentialité et de RGPD.

Directeurs et directrices d'associations culturelles et sportives.

Responsables administratifs et financiers.

Chargés de communication et de développement.

Responsables billetterie, adhésions et partenariats.

Coordinateurs d'événements et de programmation.

Bénévoles impliqués dans la gestion opérationnelle de la structure.

Plus largement, toute personne amenée à contribuer à l'optimisation des processus et à l'usage d'outils numériques au sein d'une association culturelle ou sportive.

Aucun prérequis spécifique n'est exigé pour participer à cette formation.

Une familiarité avec les concepts de base de l'IA et des outils numériques constitue toutefois un atout pour tirer pleinement profit des apports et des ateliers.

Une expérience professionnelle ou bénévole dans une association culturelle ou sportive est conseillée afin de faciliter l'appropriation des cas pratiques.

Les participants doivent être ouverts à l'apprentissage de nouvelles méthodes et techniques, et motivés pour explorer des solutions innovantes d'optimisation du quotidien associatif.

Le programme alterne des apports méthodologiques sur l'IA et des ateliers pratiques à partir de cas réels ou réalistes issus de l'environnement des associations culturelles et sportives.

Les séquences pratiques portent notamment sur l'organisation d'événements, la gestion des adhérents, la coordination bénévole, la communication, ainsi que la recherche de partenariats et de financements.

L'approche pédagogique favorise l'expérimentation, la mise en situation et l'appropriation opérationnelle des outils et méthodes présentés.

Des supports de cours détaillés et des guides pratiques sont mis à disposition des stagiaires.

Les participants ont accès à des plateformes d'IA et d'analyse de données, ainsi qu'à un kit de formation comprenant des outils numériques facilitant l'apprentissage.

Des enregistrements des sessions de formation sont disponibles en ligne pour permettre de revisiter les contenus à tout moment. Des supports visuels, tels que des infographies et des schémas, complètent les ressources pédagogiques afin de faciliter la compréhension des concepts.

L'évaluation des connaissances acquises repose sur des exercices pratiques et des mises en situation tout au long de la formation.

Les participants sont évalués sur leur capacité à appliquer les outils et méthodes appris pour optimiser les processus de leur structure.

Un retour d'expérience est également recueilli à la fin de la formation afin de mesurer l'impact des apprentissages et d'ajuster le programme pour les futures sessions.

La formation est animée par des intervenants disposant d'une expertise en intelligence artificielle appliquée aux organisations et d'une bonne connaissance du fonctionnement des associations culturelles et sportives.

Ils sont en mesure d'accompagner les participants dans la compréhension des usages, la mise en pratique des outils et la structuration de plans d'action opérationnels adaptés au contexte associatif.

La formation est conçue pour être accessible à tous, y compris aux personnes en situation de handicap.

Des aménagements spécifiques peuvent être mis en place sur demande afin de garantir une participation complète et adaptée aux besoins de chacun.

Les intervenants sont sensibilisés aux enjeux d'accessibilité pour favoriser un environnement d'apprentissage inclusif.

Des supports adaptés et des modalités d'évaluation personnalisées peuvent être proposés en fonction des besoins exprimés par les participants.